David Muñoz

LA PATRIA | MANIZALES

Seguramente usted es de las personas que ha tenido que borrar fotos de su celular porque no tiene espacio. Lo mismo sucede con el correo electrónico y la cuenta en la nube, como Drive, en las que hay que depurar para subir un archivo nuevo.

Pareciera que las 15 gigabytes (GB) que Google les entrega gratis a sus usuarios no alcanzan. A Juan Carlos Hómez, docente de la Universidad de Manizales, estudiante de la Universidad Autónoma de Manizales (UAM) y caricaturista de LA PATRIA, le pasa una situación similar y sufre por la reducción de espacio.

"Es un perjuicio porque uno se acostumbra a tener ese espacio disponible y tenía documentos importantes ahí guardados, y que de repente te digan que se reduce, queda uno volando", expresa Hómez.

Tuvo que optimizar su contenido debido a la actualización en Google Workspace for Education. "Por ejemplo, en la U. de Manizales tenía almacenamiento ilimitado y con los cambios se redujo a 8 GB. Me tocó descargar todas las carpetas con trabajos de los estudiantes a un disco duro. En la Autónoma no fue tan difícil porque solo tenía documentos de la maestría; y en LA PATRIA tuve que cambiar de cuenta".

Yon Genis Aristizábal, analista de redes de la UAM, explica: "Google no limitaba las teras (TB) de almacenamiento, en los estudiantes era ilimitado y el correo electrónico lo tenían por siempre, es decir, continuaban con él como egresados. A mediados del año pasado nos llegó la notificación que no va a seguir siendo ilimitado y la Universidad queda con una capacidad de 100 TB".

Al revisar, encontraron 190 TB ocupadas, por lo que empezaron campañas con los usuarios para depurar y limitar el almacenamiento de cada uno.

"A los estudiantes los redujimos a 10 gigas; a los administrativos y docentes, a 40; y tenemos casos especiales, como proyectos de investigación y servicio al cliente, con 80. Así, bajamos a 140 TB y esperamos que baje más en los próximos días". La UAM, además, compró 100 TB adicionales de capacidad.

En la U. de Manizales

Juan Carlos Cardona, director de Tecnologías de la Información, agrega que la situación con Google se presenta desde el inicio de la pandemia, en el 2020, cuando la compañía les envía una opción para grabar las conversaciones. "Cuando acaba el confinamiento nos quitan este servicio, afortunadamente la Universidad siempre ha trabajado con Zoom y no tuvimos inconvenientes".

Otro cambio es que el año pasado Google les notifica que va a reducir el espacio en los correos. La institución tiene alrededor de 126 mil cuentas creadas, por lo que se les convirtió en una limitación por usuarios que tienen alto volumen de ocupación.

"Lo primero que hicimos es tratar de concientizar a los usuarios (docentes, estudiantes, administrativos, graduados) de que liberaran un poco de las cuentas institucionales y que sacaran los documentos que son personales, eso fue una sugerencia que hicimos con el fin de que pudiéramos tener acceso a esta herramienta".

A la par, la U. de Manizales empezó a buscar soluciones y encontró en el campus de Microsoft (Office, Windows y otros software académicos) una alternativa en la que les ofrecen una cuenta de correo de 50 GB y Drive para archivos de una TB.

"Esta solución nos pareció interesante, adicional porque a través de ella en el dominio @umanizales.edu.co los docentes, estudiantes y administrativos accederán a las plataformas de Office desde sus computadores y sus celulares, y ya no hay necesidad de hacer conversiones, como con Google. Este es un beneficio y lo estamos planteando a través de una migración para finales de año, para no generar traumatismo este semestre. Lo haremos con un experto de Microsoft".

La política Workspace for Education iba a arrancar en junio de este año, sin embargo, Google la aplazó hasta enero del 2023 para registrar las 100 TB.

Fortalecer la seguridad

Techstore es una empresa bogotana de implementación de infraestructura tecnológica que sirve de puente para brindar alternativas a la hora de comprar almacenamiento. Sergio Andrés Segura Gaitán, su CEO, explica qué deben tener en cuenta los usuarios cuando van a adquirir TB y plantea dos opciones:

1. Si la empresa tiene escasos recursos para más espacio o más cuentas se hace un backup (copia de seguridad) para mantenr ese correo. Gmail maneja espacio de correo y Drive en una sola capacidad, por lo que se recomienda desocupar y conservar los documentos en la estructura física de la compañía como una especie de archivo.

2. Cuando un corporativo tiene capital, solicitar a la marca que le está ofreciendo el servicio adquirir un nuevo plan. Una falla de seguridad es ir a cualquier página y comprar porque no se sabe de dónde viene la licencia. Lo recomendable es hacerlo con un partner autorizado (empresa de apoyo) de Google o Microsoft.

"Los cambios han sido a nivel general. Hay personas que crean su cuenta normal y la usan para extorsionar a estudiantes, por eso Gmail está apretando los tornillos para que esas situaciones se corrijan y proteger la seguridad. También por costos porque los colegios no tienen los mismos ingresos y bajaron los alumnos, entonces les cambiaron los planes para que sea más accesible", puntualiza.

Añade que es un sistema robusto de seguridad, pero no sobra enseñarles a los usuarios a no cometer errores de uso, porque se puede presentar suplantación que afecta la infraestructura de seguridad y causa vulnerabilidades en las empresas.

"Microsoft plantea restricciones en su data center para fortalecer la seguridad, Google trata de enseñarle al usuario a no cometer errores. Ambos buscan que no les pongan quejas de hackeo, sobre todo en las cuentas corporativas, que son más vulnerables. En noviembre capacitarán y harán textos de los nuevos servicios", concluye.

La cifra

2.880 dólares más IVA pagó la Universidad Autónoma de Manizales por las 100 TB de capacidad que compró. La institución recibe 100 GB adicionales por cada licencia Teacher and Learning. Adquirió 100 licencias de estas, lo que les permitió tener 100 TB adicionales.

Google Workspace for Education

La compañía anunció en el 2021 una política de almacenamiento que proporciona a centros educativos y universidades un mínimo de 100 TB de almacenamiento compartido entre todos los usuarios. Con esa cantidad, podrán almacenar 100 millones de documentos, 8 millones de presentaciones o 400.000 horas de vídeo aproximadamente.

Compre almacenamiento

Microsoft y Google ofrecen variedad de planes de almacenamiento para sus clientes. En el primero el One Drive Standalone por 100 GB cuesta $8.499 al mes ( $84.989 /año) , mientras que el Básico en el segundo , también por 100 GB, vale $6.000 el mes ($60.000/año).

Microsoft enfoca sus planes de correo y almacenamiento de acuerdo a la necesidad del cliente, tanto de espacio como de cantidad de cuentas, y así le busca el plan ideal.

Google lo hace por cuenta de usuario, es un correo corporativo pequeño, se aumenta la capacidad y se cobra en dólares, por usuario.

Tenga en cuenta

Expertos en tecnología recomiendan almacenar lo menos posible en Drive y guardar solo documentos importantes, no fotos porque ocupan un espacio mayor debido a que una sola imagen pesa 5 megas por la calidad de celulares. Se sugiere que los archivos personales no estén en cuentas compartidas o corporativas.

Tome precauciones

Independiente de si su correo electrónico es una cuenta personal o corporativa, debe tomar precauciones para no ser víctima de hackers. "Un sistema no es infalible, puede brindar mucha información. Hay que tener buenas prácticas, en una empresa enseñarles a las personas a no abrir correos sospechosos, de otro dominio para comprar y hacer clic porque se generan ataques cibernéticos", explica Sergio Andrés Segura, CEO de Techstore.

Agrega que no todas las personas tienen afinidad por la tecnología, pero que se deben tener prácticas mínimas de seguridad, como por ejemplo no abrir cuentas personales en la empresa o conocer los riesgos sobre cómo es posible vulnerar una memoria USB de un usuario que usa un café internet y luego la utiliza en el computador de la oficina.