Controlar el tiempo dedicado a las tareas y al cumplimiento de horarios de los empleados, especialmente en tiempos de covid-19, no solo se tornó más complicado, sino muchísimo más necesario para garantizar el nivel de productividad y compromiso de parte de los equipos.
Hoy en día no solo profesionales como abogados y consultores facturan por horas. Cada día son más los independientes o “freelancers” que cobran por sus servicios por el tiempo laborado.
Seguramente empresas muy pequeñas o de operaciones sencillas logren controlar el tiempo invertido en algún trabajo con un simple Excel, pero cuando se trata de grandes actores, con múltiples empleados, se requerirá un enfoque más organizado y una herramienta más robusta y centralizada que facilite la administración de la información necesaria a la hora de facturar o estimar el valor del trabajo realizado.
Ser capaz de realizar un seguimiento del tiempo y también asociarlo a proyectos específicos o contratos, garantiza que las empresas puedan mantener su facturación precisa y actualizada.
La mayoría de las aplicaciones de seguimiento del tiempo se conectan a software de contabilidad, especialmente a desarrollos de cobro y facturación y se combinan con programadores de turnos y otras aplicaciones de gestión de empleados. Hoy en día, cualquier empresa pequeña o mediana está en capacidad de implementar una herramienta de este tipo altamente personalizada y administrada de manera intuitiva.
Las herramientas de software de seguimiento del tiempo están diseñadas para brindar a las personas y a las empresas la capacidad de realizar un rastreo de las horas o intervalos dedicados por los trabajadores, principalmente freelancers, empresas de servicios profesionales y contratistas, a completar las tareas asignadas a través de funciones de marcación de reloj digital.
En la mayoría de los sistemas de seguimiento del tiempo, los usuarios inician sesión en el software, seleccionan un proyecto específico y luego una tarea para trabajar en ella. Un temporizador comienza a registrar el tiempo en el que las personas ejecutan la tarea hasta que el usuario manualmente lo detenga o cambie a una nueva. El tiempo invertido se registra en el “log” del usuario y posteriormente determina el pago que recibirá a cambio del trabajo realizado. Algunas herramientas permiten a los usuarios modificar los registros según sea necesario, de esta forma, pueden cambiar los datos con el fin de mostrar que un proyecto inició antes o después de lo originalmente establecido y con esto ajustar los valores a cobrar o pagar según sea el caso.
En el caso de softwares basados en la gestión de proyectos, las horas registradas alimentan tableros de control, mejor conocidos como “dashboards”, que permiten a los gerentes de proyecto supervisar de manera más eficiente la forma como se invierte el tiempo y se asignan los recursos.
En cualquiera de las dos opciones, la información es registrada y aprobada por los administradores del software o los líderes de los procesos; se generan automáticamente facturas, informes, programación de nuevos turnos y alertas para otras áreas de la empresa facilitando y optimizando procesos internos que normalmente generan un enorme desgaste administrativo.
¿Cuál herramienta elegir? Todo depende de qué, por qué y en qué momento necesita la empresa hacer seguimiento del tiempo. ¿Se requiere un software con amplia experiencia en gestión de proyectos? O en vez de esto, ¿Se necesita solamente llevar a cabo la supervisión de los empleados?
Una vez que se hayan determinado esos elementos, se podrán identificar las herramientas que suplan las necesidades específicas.
Posteriormente, se debe determinar cuánto se puede invertir en la herramienta elegida y analizar cuidadosamente su compatibilidad con otros softwares que ya están siendo usados en la empresa.
Independientemente de la herramienta seleccionada, el seguimiento del tiempo en procesos operativos y administrativos es tan necesario como la gestión y control de las áreas de ventas.
La supervisión de los empleados y tener la capacidad de verificar en tiempo real su productividad, puede significar el éxito o el fracaso de cualquier organización, sin importar su tamaño o sector al que pertenezca.