¡Feliz día secretarias!

La secretaria hace rato que pasó de ser quien contesta el teléfono, lleva tintos y maneja la agenda de su patrón. Ahora se podría decir que es la mano derecha de su jefe e incluso, en algunas ocasiones, toma decisiones importantes en la compañía en ausencia de ellos.

Por eso, con los años ese estatus de secretaria ha ido cambiando, y gracias a las competencias que estas han adquirido (en su mayoría son mujeres), ahora son auxiliares administrativas o contables y algunas bilingues, capacitadas para todas las funciones que con el tiempo se sumaron a la atención del teléfono y demás.

Es por ello que hoy, en su día, muy probablemente todos los jefes y compañías les rinden homenaje a estas personas, que sin duda alguna, cumplen uno de los roles más importante en las empresas e instituciones, gracias al esfuerzo y dedicación que muy amablemente ponen en su quehacer diario. Así que secretarias: ¡feliz día!

La fecha oficial

La palabra secretaria viene de 'secreto', de allí, la honestidad y nobleza con la que estas profesionales, detrás de un escritorio, durante ocho horas al día y a veces más, cumplen su trabajo y hacen digno este homenaje.

En Colombia se celebra este día desde 1980, aunque donde primero se celebró fue en Estados Unidos en 1942, tras la creación de la Asociación Nacional de Secretarias, a fin de promover el profesionalismo de esta función administrativa.

Y es que tramitar correspondencia, recibir documentos y archivarlos, atender llamadas y visitas, hacer cálculos elementales, estar al tanto e informar sobre lo referente al departamento del que depende, estar al día de la tramitación de expedientes, tener actualizada la agenda telefónica y de direcciones y reuniones, conocer a todos los empleados de la empresa con nombre, apellido y datos personales, vigilar el manejo de la oficina y sus requerimientos, y fuera de eso tener amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial, son solo algunas de sus tareas.

Aparte tienen sus labores personales, pues cada una tiene una vida familiar y algunas, académica, ya que el mercado les exige ser cada vez más competitivas, por lo que no es raro verlas haciendo diplomados, cursos y hasta una carrera de pregrado.

De manera que esta celebración se queda 'corta' frente a todo lo que realmente hay que agradecerle a estas personas, que en ocasiones, por el afán diario, pasan desapercibidas.

Que su día sea inolvidable

Como hoy es jueves, día laboral y apenas pagan el 30, puede que no las reciban con 'bombos y platillos' en su oficina cuando lleguen. Sin embargo, es tarea de cada jefe reconocer el trabajo de su empleada, sea con flores, dulces, torta o mariachis, y que ustedes puedan celebrar el viernes cuando no hay que madrugar al día siguiente. Por lo pronto, hoy esperen muchas llamadas y chocolates, muy seguramente de sus jefes, compañeros de trabajo e incluso gente ajena a la compañía a la que ustedes pertenecen y que por alguna razón está agradecida con ustedes.

Auxiliar contable vs administrativa

*Las funciones de auxiliar contable tienen que ver con tareas propias de la contabilidad, como puede ser la causación de los diferentes hechos económicos de la empresa como compras, ventas, sueldos, pago de servicios, depreciaciones, etc. Sin embargo, es común, en empresas medianas y pequeñas que a estas personas se les asignen funciones que no necesariamente estén relacionadas con la contabilidad, por lo que los auxiliares contables se ven obligados a cumplir tareas administrativas, lo cual se pacta de común acuerdo con el empleador.

*Por su parte, el auxiliar administrativo realiza actividades, como su nombre lo dice, administrativas. Lo hace en centros privados o públicos, relacionados con el trabajo de oficina. Son gestores del tiempo del directivo con el que colabora y están capacitados para implementar procedimientos administrativos con vocación de servicio y calidad.

Por lo general, son asistentes de servicios generales, de las áreas administrativa y financiera, planeación administrativa, atención al cliente, recepción y consultorios, entre otros.