Aprenda a ser productivo en modo casa

NEGOCIOS l LA PATRIA

La declaración de emergencia sanitaria en Colombia por el incremento acelerado de contagios de la covid-19, llevó a que los empresarios de todos los sectores económicas adoptaran planes de contingencia de inmediato.

Entre ellos la alternativa de trabajar en casa y el teletrabajo con el fin de evitar el contacto masivo en el transporte público, calles, oficinas, y beneficiar a sus empleados.

Según un estudio de penetración del teletrabajo en empresas colombianas, realizado por la Corporación Colombia Digital y el Centro Nacional de Consultoría, durante el 2018 Colombia aumentó el número de personas que teletrabajan.

El reporte estimado es de 122 mil 278 personas, con respecto al 2012, cuando se registraron 31 mil 553, lo que implica un aumento del 287%.

Frente a la cantidad de empresas, el número pasó de 4 mil 292 a 12 mil 912, un 187% más en el mismo período, lo que representa un cambio que va de la mano con el avance digital y que permite alternativas en tiempos de crisis.

Rendir el tiempo

Efraín Eduardo Trujillo, docente y coordinador de la especialización Productividad y Calidad de la Universidad Autónoma de Manizales, señala que la pandemia aceleró estas tendencias futuras. Sin embargo, cree que el manejo del tiempo puede ser un tropiezo para la productividad en casa.

“Tarde que temprano se llegaría a estas instancias por el pico y placa o el tráfico de la ciudad. Esta vez fue un virus el que propició este experimento obligado, pero preocupa la falta conciencia en la optimización del tiempo”.

Trabajo, no pereza

Estar en casa no puede ser sinónimo de pereza y de bajar el ritmo. Aquí algunos consejos para mantener la productividad a través de la figura del teletrabajo:

1. Entender que es un modelo organizacional diferente al tradicional. Implica replantear las formas de comunicación en la empresa, con nuevos mecanismos de control, provisión de herramientas, seguimiento a las tareas y cumplimiento de metas. Cuanto más grande sea una organización, se hace indispensable el uso de la tecnología especializada y robusta.

2. Basar el trabajo remoto en la confianza: Es necesaria la construcción de un protocolo con directrices claras que contribuye a la economía y productividad, pero por encima de ello, a la salud de los colaboradores y ciudadanos en general.

3. Ser conscientes de que se requiere un esfuerzo adicional en la comunicación. Se puede empezar por promover campañas diarias para trabajar en esta modalidad y proveer información de valor sobre las recomendaciones de salud.

4. Dejar el paradigma de que para la gestión comercial, las visitas cara a cara son las únicas que aportan valor. La realidad es que cualquier vendedor en la actualidad realiza gran parte de su actividad comercial por vía telefónica o indagando información online sobre sus prospectos.

5. Mantenga el diálogo con cada empleado para saber su estado de salud. Es recomendable implementar una plataforma o Excel en el que cada trabajador ingrese a diario sus condiciones para que se pueda hacer un control telefónico de quienes tengan reportes de síntomas o riesgo.

6. Tenga las herramientas de trabajo a la mano. No olvide actualizar los sistemas de su escritorio y demás accesos. Tenga su teléfono corporativo o personal a su alcance para que no pierda ninguna llamada de su equipo de trabajo.

7. Garantice la conexión a internet. Esto le permitirá mantener la calidad de sus llamadas, videoconferencias, acceso a archivos alojados en la nube y agilidad en el envío de correos.

8.Cumpla sus horarios laborales y avise a sus familiares. El compromiso laboral en el trabajo en casa debe ser el mismo que cuando está en la oficina. Evite distracciones e interferencias.

Diferentes

*El trabajo remoto se define como una forma de organización laboral consistente en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros, utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación para el contacto entre trabajador y la empresa.

El trabajo en casa tienen las mismas garantías laborales que cualquier otra persona que haga parte de la nómina de una empresa y que se desempeñan de manera presencial en las instalaciones de la compañía.

Alternativas para videoconferencia

* Skype

Disponible en escritorio y aplicación. En la versión gratis se pueden conectar hasta 10 personas, si solo es audio, pueden participar hasta 25.https://www.skype.com/

* Microsoft Teams

Si en su empresa tienen licencia paga de Office 365 tendrá acceso a esta herramienta para chatear y realizar videollamadas con sus compañeros.https://products.office.com/es-co/microsoft-teams/group-chat-software

* Meet de Google

La aplicación y versión web permiten conferencias de hasta 100 participantes. Se accede a través de enlace y se puede programar a través de el Calendario de Google.https://meet.google.com/

* Zoom

Está disponible en aplicación y web. La versión gratis permite salas de conferencias de hasta 100 personas, pero con un límite de tiempo de 40 min.https://zoom.us/

* Jitsi

Es un software de código abierto destinado a aquellos usuarios que buscan proteger sus conversaciones, por lo que cifra todas las llamadas (con o sin vídeo). Se accede a través de navegador web: https://jitsi.org/jitsi-meet/.