Una de las grandes virtudes y novedades acordes con la modernidad del nuevo Código de lo Contencioso Administrativo (C/CA) adoptado mediante la Ley 1437 de 2011, es el haber admitido los medios informáticos o electrónicos para sus procesos judiciales, aunque por ahora solo para algunas actuaciones. Dichos mecanismos permitirán tener informados a los interesados de lo que ocurra en el respectivo proceso, garantizando más eficazmente el conocimiento sobre la expedición de las providencias (decisiones) judiciales que en él se expidan, sin tener que acudir, como otrora, al despacho judicial correspondiente a detectar personalmente si había sido expedida o no una decisión, lo que también de algún modo descongestiona el servicio en las secretarías de juzgados y tribunales, permite optimizar el tiempo de las partes, apoderados y servidores judiciales, y que por ahora constituye apenas una aproximación al "proceso judicial electrónico".

El tema que trataré hoy, cuando reinicio la serie, será el de las ‘notificaciones judiciales’, que es precisamente en unas de las cuales donde con mayor fuerza se presenta la comunicación electrónica.

La ‘notificación’ es el mecanismo legal que prevé el Legislador para que el interesado tenga pleno conocimiento sobre la decisión adoptada por una determinada autoridad. Hay notificaciones personales, por estado, en estrados, por medios electrónicos, mixtas, por edicto, por aviso y por conducta concluyente.

La ley en referencia obliga a todas las entidades públicas, a las privadas que ejerzan funciones públicas, y al Ministerio Público que actúe ante juzgados y tribunales administrativos y Consejo de Estado, a tener obligatoriamente un "buzón de correo electrónico" para recibir "exclusivamente" las notificaciones judiciales; las que así se realicen se entenderán como "notificaciones personales" que, entre otras cosas, la requieren, el auto admisorio de la demanda, al demandado; la primera providencia que se expida dentro del proceso con respecto a terceros (llamados en garantía, terceros que pueden tener interés directo en el proceso), con la que tendrán cabal conocimiento de la existencia de la actuación; al Ministerio Público tanto del auto que admite una demanda, salvo que sea demandante, así como del auto que admite el recurso (apelación) en segunda instancia, y del que admita el recurso extraordinario (revisión, unificación de jurisprudencia) siempre y cuando no sea demandante o demandado. Otras providencias que se deben notificar personalmente son, el auto que ordena correr traslado de solicitud de medida cautelar, salvo que se deba adoptar de urgencia; del mandamiento de pago (en procesos ejecutivos); el que admite el recurso extraordinario de revisión; el que admita la reforma a la demanda pero a las personas que se vinculen por razón de dicha reforma.

El procedimiento para la realización de esa notificación personal es el siguiente: Se envía mensaje dirigido al respectivo buzón electrónico, identificando la notificación que se realiza, con copia de la providencia a notificar, entendiéndose (presunción) hecha la notificación cuando por cualquier medio se constate el acceso del destinatario al mensaje electrónico. La misma forma de notificación personal se debe hacer a los particulares inscritos en el Registro Mercantil, a la dirección electrónica por ellos dada para recibir notificaciones judiciales. En el caso de una persona de derecho privado no estar inscrita en dicho registro, la notificación personal se le hace en la forma que prevé el Código de Procedimiento Civil (luego el Código General del Proceso, cuando esté en vigencia). La notificación del auto que admite la demanda tiene un complemento: la entrega de las copias de la demanda y sus anexos.

Los proveídos (providencias) que no exijan notificación personal se hace por medio de "estados electrónicos" que se insertan el día siguiente a la fecha de aquella y permanecen en el medio informático durante un (1) día, su consulta se hace en línea y debe contener la siguiente información: identificación del proceso; nombres del demandante y demandado; fecha del auto y cuaderno en que se halla (el expediente que conforma el proceso se divide en cuadernos: principal (para demanda, contestación, reconvención, traslado de excepciones, etc.), de audiencia inicial, de pruebas, actuación administrativa, etc.), fecha del estado y firma del secretario. Hay discusión cuando la información del estado no contiene la totalidad de demandantes y/o demandados, en atención a que el campo informático resulta insuficiente, por lo que únicamente figura el primero de ellos seguido de la expresión "y otros", debiendo los interesados estar especialmente atentos acerca de lo que se notifica. De la notificación que se haga por estado se envía un mensaje de datos a quien haya suministrado dirección electrónica.

La sentencia, por su parte, se entiende notificada en la fecha de envío de su texto a través mensaje al buzón electrónico dispuesto para notificaciones judiciales, lo que debe hacerse dentro de los tres (3) día siguientes a la fecha de aquella; a quienes no se requiera hacerles notificación por ese medio, se notifica mediante edicto en la forma que establece el Código de Procedimiento Civil (luego el Código General del Proceso).

Finalmente; otra forma de notificación es por "medios electrónicos" para quien acepte de manera expresa ese mecanismo de publicidad, caso en el cual la providencia a notificar se le remite a la dirección electrónica registrada, para cuyo envío "se deberán utilizar los mecanismos que garanticen la autenticidad e integridad del mensaje", dice la ley.