En la compleja Administración Pública que tenemos, agravada por empleados no comprometidos con la comunidad en el trámite de sus solicitudes, pero más aún, por la cantidad de procedimientos que han existido para distintas modalidades de actuación de las entidades del Estado, se había convertido todo ello en un verdadero ‘dolor de cabeza’ para los usuarios del servicio, como si la finalidad de los procedimientos fuera procurar ‘enredarlos’. El nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) quiso reducir al máximo esos procedimientos, pero ante la complejidad anotada resultaba imposible en la práctica. ¿Cómo unificar por ejemplo un procedimiento disciplinario con uno tributario o de tránsito derivado de un comparendo?

Es ello precisamente lo que obliga al Legislador a prever un procedimiento común, general o principal, como quiera llamársele, y a admitir la existencia de ‘procedimientos especiales’ (técnicamente se le llama ‘procedimiento’ al que se sigue ante la Administración Pública, y ‘proceso’ el que se tramita ante los jueces de lo contencioso administrativo que está constituido por partes demandante y demandada). El mérito del actual código en esta materia es que torna el general como el primero, pero sin desechar los segundos, y en los vacíos que tengan estos (procedimientos especiales) se les aplica las normas que rigen o regulan el común o principal. De ahí que para una mejor ubicación se sugiere acudir a la siguiente fórmula: Si necesita o desea realizar una gestión ante una determinada entidad pública, lo que inicialmente debe indagares si ella está regulada por un ‘procedimiento especial’; en caso afirmativo sujétese a lo dispuesto en la Ley que lo desarrolla; si no lo tiene, deberá deducir que se rige tal organismo por el procedimiento común o principal debiendo seguir sus previsiones. En esto ‘patinan’ hasta los mismos abogados, y esperemos que algún día se cranee un procedimiento unificado para todo, es lo deseable.

No es mi propósito referirme en forma pormenorizada al procedimiento común o principal; tampoco el espacio lo permite, pero sí abordaré lo esencial, especialmente para aquellos que desconocen los vericuetos del derecho.

Además de los procedimientos iniciados a instancia de las personas, normalmente originados en el derecho de petición, están los que se inician ‘de oficio’ (entiéndase directamente) por las autoridades, como las investigaciones sanitarias, disciplinarias, etc.; o en ‘cumplimiento de un deber legal’, como presentar una declaración tributaria (Decreto 624/89), o a prestar el servicio militar (Ley 48/93). Los procedimientos pueden adelantarse por escrito, verbalmente, o por medios electrónicos. Cuando se inicia un procedimiento ‘de oficio’ debe ser escrito, y electrónicamente cuando lo autorice el Código de Procedimiento Administrativo u otra ley, debiéndose informar de la actuación al interesado para que ejerza su derecho de defensa. Cuando en el expediente (cuadernillo) que se forme haya documentos o informaciones que tienen el carácter de ‘reservado’ (ver entrega VII, del 3 de octubre), deberán llevarse en un cuaderno separado para garantizar esa reserva. El procedimiento podrá tener un período de pruebas (testimonios, peritajes, inspecciones, documentos, etc.) que va desde el inicio de la actuación hasta antes de que se resuelva la actuación, las cuales podrán ser aportadas o pedidas por los interesados, como también pueden ser decretadas de oficio por las propias autoridades, pudiendo ser controvertidas. Los costos que demande la práctica de una prueba son de cuenta de quien la pide, si interesa a varios, se asume por partes iguales. La decisión que resuelva la actuación, que comúnmente es mediante resolución, debe ser motivada (razones de hecho y de derecho con base en las pruebas e informes allegados).

El Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo también desarrolla un procedimiento sancionatorio general para todas aquellas conductas u omisiones que no se investiguen a través del Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002) o leyes especiales (por violación a las normas de tránsito, de contratación estatal, por ejemplo).

Puede ocurrir, finalmente, que una autoridad se considere sin competencia para conocer de un determinado asunto administrativo, caso en el cual deberá remitirlo, si es escrito, dentro de los diez (10) días siguientes a la que considere competente; si ésta a su vez se considera incompetente, o hay dos autoridades que quieren asumir su conocimiento, que es lo que se denomina "conflictos de competencia administrativa", que puede promover la parte interesada, o de oficio, los define la jurisdicción contenciosa administrativa determinando cuál es la competente para tramitarlo. En tal sentido, si el conflicto es entre autoridades nacionales lo decide la Sala de Consulta y Servicio Civil del H. Consejo de Estado, si son territoriales (departamental, distrital o municipal), el Tribunal Administrativo respectivo; pero si es entre unas y otras autoridades, o entre autoridades de distintos departamentos, también lo define aquella Sala.