En las actuaciones del Estado, lo normal es que culminen con ‘decisión expresa’ de interés general, de grupo, o de carácter individual o particular, aunque no siempre ocurre así; adicionalmente requiere, para que tenga efectos jurídicos obligatorios, que sean dadas a conocer (principio de publicidad). Son muchos las omisiones y errores que en ello se presentan.

Las decisiones administrativas de índole ‘particular’ (positivas o negativas), se derivan por ejemplo de una solicitud de pensión, permisos de explotación, ascensos, etc., se adoptan a través de la formalidad de la ‘resolución’, en la que se debe definir el asunto de fondo, de manera concreta, sin evasivas, so pena de acción de tutela por violación del derecho de petición, y se le conoce como ‘actoadministrativo definitivo’. En ocasiones -no pocas-, las autoridades adoptan las decisiones, inapropiada o anti-técnicamente, mediante oficios o simples comunicaciones.

Cuando se formula una consulta el respectivo concepto (que no es vinculante u obligatorio) se da con la modalidad del ‘oficio’, el cual no se notifica sino que se ‘comunica’. Hay otros actos, como los nombramientos e insubsistencias discrecionales que, fuera de publicarse, también se comunican.

En el sistema administrativo nuestro, las únicas autoridades que expiden ‘Decretos’ son el Presidente de la República, los gobernadores y los alcaldes; las demás autoridades expiden Resoluciones, con las que igualmente pueden regularse temas por vía general, como sucede con resoluciones ministeriales. En tratándose de entidades descentralizadas, las juntas directivas expiden Acuerdos (actos generales) y los directores o gerentes, Resoluciones (actos particulares), aunque estas a veces las profieren igualmente aquellas. En las Asambleas Departamentales y los Concejos Municipales las decisiones generales se adoptan mediante Ordenanzas y Acuerdos, en su orden, y también emiten, como sus presidentes, resoluciones para actos de contenido particular.

Si la Administración del Estado es pública, públicas deben ser todas sus actuaciones y documentos, salvo los sometidos a reserva, que son la excepción. Ya se dijo que no bastaba con la sola expedición del respectivo acto, sino que se requiere, para que tenga plenitud de efectos jurídicos, de su publicidad para darlos a conocer de quienes sean sus destinatarios. Los actos generales (dirigidos a personas indeterminadas) se ‘publican’, los particulares se ‘notifican’ a través de los mecanismos establecidos en la Ley. En el ‘Diario Oficial’ se publican los actos de las autoridades nacionales; en la ‘Gaceta Departamental’ los departamentales, y en el ‘Boletín Municipal’ los del ámbito local, incluidos los contratos y los actos de nombramiento y elección distintos de los ocurridos por voto popular. Tales publicaciones, hay que decirlo, son de edición y circulación restringidas. Cuando en las entidades territoriales no existan esos medios de divulgación, la publicación se tiene por surtida con la fijación del acto en los principales sitios de la localidad, avisos, distribución de volantes, la incorporación en otros medios de difusión, publicación en la página electrónica de la respectiva entidad, o por bando (edictos).Cuando la decisión es resultado de una petición de interés general, se comunica por cualquier mecanismo eficaz. La finalidad de la publicación consiste en el derecho que tiene la comunidad de conocer la gestión de sus autoridades y ejercer control sobre la misma.

Tratándose de actos ‘particulares’, estos deben darse a conocer mediante "notificaciones", que pueden ser: i) ‘personal’ (con entrega al interesado de copia del acto, completa, auténtica y gratuita, con constancias de la fecha y hora, e indicando los recursos que proceden, ante qué autoridades y en qué plazos, so pena de tenerse por inválida la notificación); esta forma de notificación puede darse vía electrónica, si la acepta el interesado, o en estados (verbalmente en audiencia); ii) ‘por aviso’, cuando no es posible hacer la notificación personal, se remite copia del acto a la dirección, fax o correo electrónico, y se entiende realizada al finalizar el día siguiente de la entrega del aviso en el lugar de destino. Esta forma de notificación sustituye la otrora notificación por ‘edicto’, y es más garantista. Si se desconoce la información del destinatario, el aviso y copia del acto administrativo se publica en la página electrónica y "en todo caso" en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad. Otras formas de notificación son la iii) ‘conducta concluyente’ (que a pesar de no haberse hecho la notificación regular, el interesado exprese que conoce la decisión, consienta en ella, o interponga recursos contra la misma), y iv) de "inscripción o registro", en las entidades que lleven registros públicos (Cámaras de Comercio, Oficinas de Instrumentos Públicos), actos que se entenderán generalmente noticiados el día en que se realiza la respectiva anotación o inscripción. Terceros afectados directa e inmediatamente por un acto que no hayan intervenido en una actuación, tienen tratamiento especial.