Prepárese para que tenga éxito en ferias

NEGOCIOS|LA PATRIA

Darse a conocer, obtener contactos de clientes potenciales y en algunos casos vender sus productos son algunos objetivos de las empresas al participar en una feria internacional de negocios. Prepararse, desarrollar actividades coherentes con los objetivos cuando está en el evento y después cumplir con los compromisos adquiridos deben ser tres etapas cruciales para el empresario, según Mauricio Giraldo, asesor y docente de la Universidad de Manizales. Con el conocimiento del experto, NEGOCIOS le explica qué debe tener en cuenta en los tres momentos.

1. Preferia

* Lo primero es nombrar un coordinador o responsable de la empresa en la feria. Debe quedar dentro del proceso estratégico que se lleve por escrito.

* Tiene que tener claro los objetivos de la empresa para asistir a la feria. Si es vender, investigar la competencia, descubrir las nuevas tendencias del sector en el que opera, generar contactos de clientes potenciales, lograr una lista de correos de nivel gerencial de las empresas, mejorar lazos existentes con los clientes actuales, atraer a la prensa, generar entusiasmo en torno a un nuevo producto o aumentar la visibilidad de la empresa en el sector.

* Establecer cómo lograr el objetivo. Es decir, determinar procesos estratégicos. Para esto hay que tener en cuenta:

-Designar un presupuesto

- Si es sin estand o con estand, pues para cada caso se necesitan estrategias diferentes. Con estand, los clientes van a llegar, de lo contrario se harán visitas a los posibles clientes.

Sin estand: es más difícil de identificar.

Con estand: espero que los clientes lleguen.

Si hay buen presupuesto se puede conformar un equipo de trabajo para esperar clientes y también buscarlos.

-Establecer indicadores, que después me muestren si fue exitosa la participación. Este punto cambia dependiendo del objetivo de la empresa.

* Definir el público objetivo, con qué visitantes se quieren hacer contactos: este punto es clave porque generalmente en eventos muy amplios no se alcanzaría a visitar a todos los expositores.

-Si va a trabajar con visitantes inscritos o con visitantes generales.

* Tener claro cuánto cuesta el estand y adecuarlo, cuánto cuesta llevar muestras, viáticos del personal. Tener el presupuesto.

* Preguntarse si vale la pena asistir a la feria.

* Solicitar al salón profesional la documentación necesaria para participar y reservar el espacio para la ubicación.

* Revisar el manual de los expositores. Dice cuándo se puede entrar, a qué hora y en qué fecha el estand debe estar adecuado para empezar el evento. Por lo general estos tiempos son muy rigurosos.

* Construir un cronograma da actividades de preferia y feria. Tener en cuenta valores logísticos para entrada de muestras, en caso de que la feria sea en otro país. Debe estar listo un mes y medio antes.

* Identificar la ubicación del estand, dependiendo del tráfico. A mayor tráfico mayor costo. Regularmente la ubicación que más les gusta a los empresarios son las esquinas.

* No limitarse en el diseño del estand, se debe ver como una inversión.

* Diseñar el programa de comunicación y publicidad. Elaborar un discurso, no improvisar en cómo se atenderán a los visitantes.

* Tener en cuenta medios digitales, portafolio de servicio virtual, pues al público ya no le gusta encartarse con papeles. Sin embargo, esto depende del sector en el que esté.

* Designar personal capacitado en los diferentes roles que se necesitan. Es indispensable que los empleados tengan la capacidad de aguantar la presión durante feria. Como coordinador se recomienda alguien del área de ventas.

4.Durante

*Tener el estand listo 10 horas antes de empezar feria. No trasnocharse organizándolo, pues trabajará cansado.

*Tener en cuenta que los reglamentos de horarios son estrictos.

*Cumplir las citas que se aceptaron, lo cual se informará diariamente.

* Hacer reuniones diarias con el personal para intercambiar información, aclarar dudas y valorar resultados. Reflejar lo más significativo en un informe diario.

*Distribuir tiempos de las personas para rotarlas, si no están especializados en un aspecto.

*Llenar las fichas de contacto para crear una base de datos de visitantes. Un primer paso es recolectar tarjetas de visita, pero lo mejor es complementar unas fichas-contacto, que deben tener el mayor número posible de información sobre el visitantes, desde el nombre y la empresa hasta el producto que le interesa, o los competidores con los que trabaja.

*Distribuir catálogos en papel y soporte informático, pero controlando la distribución.

*Entregar obsequios o artículos de promoción, pero limitando su distribución.

*Recoger información sobre la competencia.

*Tener siempre una actitud de servicio, a pesar del cansancio de las jornadas.

3.Posferia

*Reunión con el personal del estand para la primera evaluación y designar los compromisos a cumplir con los clientes.

*Hacer seguimiento con cada cliente potencial para adelantarse a la competencia. Es bueno, incluso, agradecer con una carta personalizada por la visita al estand.

*Elaborar el informe final de participación, en el que se reflejarán los resultados obtenidos, comparándolos con los objetivos que se previeron, la actuación del personal en el estand, el análisis de la competencia que asistió, recomendaciones y sugerencias para mejorar participaciones futuras y una valoración de la utilidad de esta feria.

*Envío de notas de prensa a los medios de comunicación con los resultados obtenidos en la feria.

El dato

El 80 % de empresas que van a una feria internacional no venden durante el evento.