Jalón de orejas para las secretarías de Educación y Medio Ambiente en Manizales

MARTHA LUCÍA GÓMEZ
LA PATRIA | MANIZALES

Una función de advertencia para la Secretaría de Educación de Manizales y un llamado de atención para la de Medio Ambiente fue lo que hizo la Contraloría Municipal después de auditar procesos en estas dependencias.
En la de Educación miraron los balances de 24 colegios, de dineros que manejan los Fondos de Servicios Educativos y los confrontaron con los reportes de la Administración, pero las cifras no coincidieron, y a Medio Ambiente se le indicó que debe estar atenta para regular la ubicación legal de vallas y percibir así más recursos vía impuestos.
La Contraloría también auditó procesos de Infotic, empresa de economía mixta en la que la Alcaldía es accionista; allí encontró que falta información y por lo tanto fue mal evaluada.
Los resultados más destacados de los tres procesos fueron los siguientes.

1- Secretaría de Educación
Auditoría a bienes muebles para determinar el cumplimiento y la efectividad del plan de mejoramiento que esta Secretaría presentó a la Contraloría después de otro proceso auditor en el 2011 a los Fondos de Servicios Educativos (FSE) del Municipio.
En esa oportunidad se estableció que faltaba actualización de los inventarios, pues desde el 2005 algunos planteles han adquirido bienes que no ha reconocido la base de datos de la Alcaldía y esto afecta los estados financieros.
La Contraloría indicó que el reporte de inventarios de los FSE a diciembre 31 del 2012, comparado con los saldos de la oficina de Bienes arroja una diferencia de $564 millones 387 mil 763 que el Municipio tendría que disminuir de su contabilidad después de dar de baja unos bienes muebles de los establecimientos (escritorios, sillas, computadoras, textos, equipos de laboratorio, software, entre otros). Para el organismo de control esto se convierte en un gran riesgo que demuestra el desorden administrativo de los FSE y de la Secretaría.
El reporte del Municipio fue de $8 mil 74 millones 719 mil 761 y el balance de las 24 instituciones urbanas y rurales fue de $7 mil 510 millones 331 mil 998.
Con esto, el plan de mejoramiento tiene un avance del 60%, es decir se ha cumplido parcialmente, por lo que deben tomar acciones para superar las deficiencias.
El organismo agrega que aunque la Secretaría de Educación realizó acciones para cumplir el plan de mejoramiento, estas no fueron del todo efectivas, ya que en el 2012 se dieron situaciones similares que no fueron subsanadas. Esto genera una función de advertencia para prevenir futuros daños al patrimonio público.

Respuesta
Aunque la Contraloría se mantiene en los hallazgos, la Secretaría de Educación indicó que ha cumplido con el plan de mejoramiento, pero que como la actualización de los inventarios es compleja, vienen depurándolos en cada colegio, igual que con los estados financieros de los FSE y del Municipio.
La Secretaría agrega que el trabajo es dispendioso y cuidadoso por el volumen de solicitudes de ingreso y de baja de elementos en cada institución, y porque solamente hasta el año pasado algunos planteles empezaron a contar con contadores.
Educación se compromete a cumplir las acciones de recopilación de la información de los bienes adquiridos por las instituciones y por la Secretaria, con el fin de depurar los estados financieros, y con la oficina de Bienes y la Secretaria de Servicios Administrativos subsanar las deficiencias.

2- Secretaría de Medio Ambiente
En el 2010 se realizó una auditoría a la Secretaría de Planeación para evaluar la eficiencia y la eficacia en la autorización y cobro de la instalación de vallas publicitarias y se trazó un plan de mejoramiento. En el 2012 la Contraloría audita de nuevo este proceso, debido a que la función se trasladó a la Secretaría de Medio Ambiente, incluyendo el cumplimiento del plan.
Se pretende legalizar la instalación de vallas y aplicar un procedimiento para el efectivo recaudo del impuesto de Avisos, Vallas y Tableros, pero a pesar de que diseñaron procedimientos para mejorar, el resultado no ha sido el esperado. En el 2012 solo dos establecimientos de los que tenían vallas ubicadas en forma irregular cancelaron el impuesto.
La Contraloría determinó que 44,1% de vallas publicitarias y promocionales, letreros y avisos instalados en el municipio no cumplen con los requisitos legales, y solo se adelanta un trámite en la Secretaría Jurídica para iniciar acciones. También halló que hay un bajo recaudo del impuesto, ya que en algunos casos tiene que hacerse mediante cobro coactivo. Estima, además, que hay desarticulación del procedimiento entre las secretarías involucradas.
Para el organismo el avance del cumplimiento del plan es parcial, 60%, y es necesario que la Administración continúe con el proceso sin interrumpirlo para lograr los resultados esperados.

Respuesta
La Secretaría de Medio Ambiente sostuvo que ordenó retirar las vallas que fueron objeto de la auditoría y que solo se ubican estos elementos en sitios permitidos cuando el inmueble está saneado para dicho uso, por lo tanto considera que el plan es una meta cumplida. No obstante, la Contraloría mantiene los hallazgos.
Frente al recaudo del impuesto, Medio Ambiente aseguró que como impartió la instrucción de retirar las vallas en estos sitios, hasta la fecha no se ha solicitado instalar publicidad nueva y por lo tanto no hay recaudo.

3- Infotic
El concepto de la auditoría fue desfavorable en la gestión. La Contraloría auditó aspectos financieros, contractuales y de información de la empresa durante el 2012. De 17 contratos por prestación de servicios por valor de $1.196 millones, tomó cinco que llegan a $1.138 millones, es decir buena parte de la contratación de ese año.
Según la Contraloría, Infotic no suministró las pólizas del contrato con Lockers Colombia S.A para soluciones de aplicativos para el Inpec; ni de las adiciones a este negocio, cuyo valor es de $468 millones 169 mil 306, lo que el organismo estimó como un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario.
Tampoco se observaron las actividades de supervisión en tres contratos: con Arpo Constructores E.A.T., Smart Mobility & Security S.A.S. y Call Center S.A., que si bien cuentan con supervisores no se encontraron soportes documentales que avalaran este proceso.
La Contraloría analizó también la legalización de contratos y encontró que algunos se han hecho sin cumplir los requisitos de ley, por ejemplo con Call Center S.A., que contiene en su estructura una póliza de garantía única, pero cuando se verificó en documentos el documento no apareció.
"Cuando planteamos falencias de la información es porque no se generan documentos anexos en las diferentes etapas de la auditoría", dijo el contralor de Manizales, Lindon Alberto Chavarriaga.

Respuesta
Infotic explica las situaciones, pero la Contraloría mantiene los hallazgos.
Frente a la negativa al suministro de información, Infotic dice que los documentos
adicionales del contrato con Lockers fueron remitidos al equipo auditor bajo el sistema de almacenamiento
virtual Dropbox. Agrega que en la ejecución de dicho contrato no se requieren
informes de supervisión, “dado que su objeto está dirigido a un arrendamiento con
su respectiva administración bajo una plataforma informática".
En relación al contrato con Arpo explica que realizaron algunas actividades y que por solicitud del supervisor del
convenio Gobernación del Atlántico–Uariv e Infotic se amplió el término del contrato hasta el 15 de febrero del 2013.
Con respecto al contrato con Smart señala que no entró en operación regular en el 2012, y no
se generaron ingresos que requirieran expedir actas de aprobación y
certificaciones.
Del contrato con Call Center, para el desarrollo del proyecto de Fotomultas, aplican las hipótesis de un contrato anterior, cuya etapa de operación no se suscribió en el 2012 y por lo tanto no existe suscripción de informes finales.
Frente a los contratos sin el lleno de requisitos de ley, Infotic señala una cláusula que establece que al finalizar la
etapa preoperativa se evaluará la viabilidad de exigir la garantía
única.