Revise su caja, si quiere que las cuentas le cuadren

Adriana Osorio
LA PATRIA|MANIZALES

La buena administración del dinero que entra y sale de un negocio, es fundamental para tener claras las cuentas y los movimientos monetarios.
La base de este manejo se debe a que toda empresa, micro, pequeña, mediana y grande, debe tener como objetivo básico el generar dinero, tanto en el presente, como en el futuro, estima el experto en finanzas Andrés Fernando Galeano Osorio.
"En finanzas hemos logrado entender que un negocio no vale por la cantidad de activos, sino por la capacidad de generar dinero para sus propietarios".
El asesor da algunas pautas para elaborar un plan de flujo de caja, con el fin de evaluar cuánto dinero realmente entra y sale de su empresa y recuerda las entradas de dinero deben ser superiores a las salidas para que exista un flujo neto de caja. Aunque parece lógico, sostiene "que lo que parece más obvio, es lo que a veces las empresas menos aplican".

---------

Cómo administrarlo
El plan de flujo de caja hace que el negocio no solo sea sostenible en el corto plazo sino también perdurable en el tiempo y que a la vez genere más riqueza para sus dueños, es decir, genere más valor. Lo primero es:

A. Elabore una herramienta: proyecte el flujo de caja o presupuesto del efectivo que entra y sale de su empresa en determinado tiempo. Esta no debe ser una tarea única de las empresas grandes, las empresas que pertenecen al régimen simplificado, también deben adoptar este tipo de mecanismos, pues pueden ser más vulnerables a un mal manejo de recursos.

B. Identifique las entradas y salidas de dinero: para esto se sugiere un desglose en tres grandes grupos:

1. Actividades operacionales
Entradas: Son los recursos que llegan de la actividad propia del negocio, como la venta de productos y servicios.

Salidas: Es el dinero que se utiliza para las operaciones normales. Es decir, la compra de insumos y materiales y que son la base para que las empresas peudan funcionar.

* Si el flujo neto operativo o recursos que entran es positivo el negocio está generando dinero.

* Si es negativo, es una señal de aleta de que probablemente ese negocio no es viable. En este caso es necesario replantear qué situaciones se deben gestionar en aras de que el flujo se lleve a positivo.
* Si el flujo resulta negativo en varios periodos es de mayor cuidado, pues señala un posible final de la empresa.

* Tenga en cuenta que hay épocas en que las empresas pueden perjudicar el negocio dependiendo de su naturaleza. Por ejemplo los hoteles tienen temporadas distintas.

* Por eso es importante que cuando hay flujo de caja muy positivo, en temporadas altas, se debe hacer reservas para administrar las temporadas bajas.

2.  Actividades de inversión
Entradas: se dan por la venta de activos o liquidaciones de inversiones, como un CDT. Los rendimientos de esas inversiones también corresponden a este grupo.

Salidas
Se da por la compra de activos fijos, pago a proveedores o créditos que hace la empresa a otra entidad.

* En este caso, si el flujo es negativo no es señal de alarma. Tampoco si no hay movimientos, pues pueden pasar lapsos sin vender, ni comprar.

* Si solo se presenta la compra de activos es una señal de que el negocio tiene liquidez y lo utilizó para hacer inversiones.

3. Financiación
Entradas: aportes de socios
Salidas:
* Préstamos bancarios (cuotas de obligaciones).
* Pago de dividendos o distribución de capital.
* Según el experto esta actividad puede estar sin movimiento por ciertos periodos, por lo que no hay señal de alarma si no se tiene información. Esto, porque a veces los flujos de caja operativos son suficientes para cubrir lo que necesita la empresa, para pagar o atender los créditos, intereses y la amortización a capital.
-------------------------------------------------

Flujo neto de caja

* Es el resultado de sumar las cuentas de los tres grupos: operacionales, inversiones y financiación.
* Aunque un libro fiscal se asemeja a este esquema, pues es un seguimiento diario, la importancia del flujo de caja es que se convierte en un ejercicio de proyección.
* Lo fundamental es identificar muy bien las entradas y salidas de dinero en cada grupo.

---------------------------------------------------------------
Cuatro consejos fundamentales

1. Defina el periodo de proyección. La sugerencia es por lo menos proyectar un año los flujos de caja mensuales. Algunos negocios, por su característica, requieren una proyección quincenal del flujo de caja. También ocurre que las empresas más grandes necesitan proyecciones a cinco años.

2. Revisar y analizar la información disponible.
* Haga un análisis financiero.
* Tenga en cuenta las políticas de la empresa.
* Estudie el comportamiento del mercado y los indicadores del sector.
* Tenga en cuenta la llegada de nuevas cadenas comerciales.
* Revise las condiciones de la cartera. Si se vende de contado o a crédito, defina a qué plazo lo está haciendo.

3. Determine los conceptos de ingreso del negocio y tenga en cuenta los tiempos en los que se mueve el dinero, como las entradas de cartera.

4. Defina bien los egresos o gastos del negocio.

-------------------------------------------------
Tips adicionales
* Sea cuidadoso, en especial cuando se va a hacer una compra de activos. La invitación es a analizar si realmente la empresa lo necesita, si es más conveniente comprar o arrendar. 
* Ante proyecciones positivas se sugiere: aprovechar descuentos con los proveedores por pagos de contado. No dejar el dinero quieto invertirlo en carteras colectivas como fiducias. Hay que tener cuidado con los plazos. Cubrir obligaciones a largo plazo.

* Si los saldos son negativos
- Trate de negociar mejores plazos con los proveedores
- Planee promociones y descuentos para planear su cartera a más corto plazo
- Controle su inventario.
- acuda al factory o compra de cartera.
- Realice compras conjuntas
- Recurra al leasing
- Confirme que las proyecciones sean creíbles, aterrizadas, basadas en hechos, no en conjeturas
- tener en cuenta posibles imprevistos

Para capacitarse
El programa Manizales y Caldas Emprenden, que realiza la Cámara de Comercio de Manizales, con Innpulsa y la Cámara de Comercio de Bogotá, ofrece capacitaciones constantes, asesorías personalizadas y encuentros empresariales. Para participar no es necesario estar inscrito en la Cámara. Mañana y el próximo 15 de mayo, a las 6:00 de la tarde, Andrés Fernando Galeano dictará la conferencia Cómo administrar el flujo de caja de su negocio.