Conozca las ventajas de la facturación electrónica para las PYME

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Cada vez es más común escuchar sobre facturación electrónica. Muchos países en Latinoamérica la han implementado, entre ellos Colombia, para evitar la evasión de impuestos.

¿En qué consiste? Se trata de un nuevo marco normativo que exige a empresarios, comerciantes y a ciertas personas naturales, entre otros, emitir facturas digitales por computador.

Estas viajan en “tiempo real” a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que las aprueba para su emisión final al cliente.

En México, Chile y Argentina, se implementó fundamentalmente para controlar la evasión fiscal. Desde finales del 2018, en Colombia, con base en el Decreto 2242 del 2015, comenzó la puesta en marcha, que es de carácter obligatorio y se continuará dando gradualmente hasta finalizar en agosto del 2020, cuando se espera que miles de empresas la utilicen para generar 6 millones de facturas electrónicas promedio al día.

Facilidad

Según la DIAN, al implementar la facturación electrónica la evasión se disminuirá, pues cada factura electrónica se reporta a la entidad de forma digital antes de ser expedida a un cliente, haciendo casi imposible alterar los datos.

De igual manera, el control de lo facturado por la DIAN será más fácil, pues los reportes estarán consignados en el medio digital, permitiendo un control masivo de lo debido (IVA y otros impuestos) a la Dirección, a través de algoritmos por computador.

En el mercado hay variedad de software de facturación electrónica en la nube que ayuda a las PYME, como Loggro, Alegra, Ega Futura, Orión Plus, entre otros. Esta herramienta facilita la organización y la gestión de las empresas.

A continuación algunos beneficios de adoptar la factura electrónica para las pequeñas y medianas empresas.

1. Disminución de costos

Disminución de los costos directos de utilizar papel. Incluye las copias para llevar el control de lo facturado, lo mismo que los costos de tinta de impresión y, sobre todo, del espacio requerido para almacenar facturas en papel por el periodo que exige la DIAN. Con la implementación de la factura se hace posible la emisión, envío y almacenamiento de la factura digital como medio válido y legal.

2. Agiliza procesos

Incentiva y permite mejorar y agilizar los procesos de sistematización e innovación de las empresas. Por un lado, requiere de algún tipo de software para operar, por lo que todavía las empresas más pequeñas deben implementar un sistema de gestión empresarial para facturar, el cual también genera beneficios indirectos como acceder por primera vez a un software de inventarios y cartera.

3. Proceso formal

Se fuerza a la PYME al montaje de un proceso formal de facturación. Esto permite estandarizar procesos en compañías pequeñas, lo que a su vez facilita el crecimiento de las mismas al mejorar el control de la información y la capacidad de decisión del empresario.

4. Tejido empresarial

Según el consultor Bruno Bosch, una factura electrónica es pagada de 2 a 5,4 veces más rápido que una factura en papel. Por ejemplo, la factura electrónica no se traspapela, genera una fecha clara de recibo, dispara un ciclo de pago en los sistemas de las empresas que las reciben. Al acelerar el ciclo de pago, se agilizar el ciclo económico y se mejora la liquidez de las pequeñas empresas.

5. Acceso a capital

Garantiza un mejor acceso a capital para las PYME. En Colombia, es común negociar facturas con terceros para acelerar su ciclo de pago o pedir al deudor de una factura que agilice el pago de ésta en un menor tiempo a cambio de un descuento. Debido a que la factura electrónica es un título valor válido, el documento puede venderse o pagarse con menor costo operativo y en mercados electrónicos que pueden atender clientes más pequeños.

Este año se inició la segunda fase de implementación del proyecto de facturas electrónicas que hasta el 30 de junio contaba con 15 mil 462 registrados, 22 empresas listas para facturar y 3 mil 596 compañías que eligieron la opción gratuita ofrecida por la DIAN.

Recomendaciones

Herramientas clave para la implementación y ejecución de la factura electrónica:

* Diagramar los mismos procesos y pasos que se realizan en la facturación física, para que al organizarlos en un ambiente digital sea más sencillo.

* Capacitación para los trabajadores para que el proceso se cumpla adecuadamente, la DIAN ofrece capacitaciones en las que se les informa a las empresas sobre la facturación electrónica.

* Adquirir un sistema ERP o PYME que permita fortalecer la seguridad de las empresas. El sistema debe asegurar tres pasos: gestión de documentos digitales, manejo y respaldo del intercambio de documentos y herramientas para el almacenamiento e impresión histórica de cualquier factura.

* La firma digital como aseguramiento, para que un documento electrónico sea válido, auténtico e íntegro. La firma electrónica hace parte del cambio en la documentación.

* Evite costos adicionales y busque una casa de software o proveedor del sistema que lo acompañe en el proceso. Es indispensable que este tenga la capacidad de guiarlo durante la implementación y le ofrezca un respaldo en el cambio de la gestión administrativa.

Reglas de juego

* El artículo 16 de la Ley de Financiamiento 1943 del 2018 efectuó algunos cambios sobre el inicio de la facturación electrónica. Las fechas en que las empresas deben dar inicio a la facturación electrónica con la nueva versión, están sujetas a la actividad económica principal que desempeñen.

* El calendario de implementación para sujetos obligados de acuerdo con la actividad económica principal inscrita en el RUT según el código CIIU (Clasificación internacional de actividades económicas) división a dos y tres dígitos, la fecha máxima para iniciar a expedir la factura electrónica de venta va del 1 de agosto de este año al primero de agosto de 2020.

* El calendario de implementación que no atiende a la actividad económica CIIU, para otros sujetos obligados va desde el 1 de diciembre de 2019 hasta el 3 de agosto de 2020.